La bandeja de entrada de nuestro correo electrónico es uno de los elementos que
más miramos en nuestro ordenador o dispositivo móvil, pues siempre hay algún
mensaje pendiente de contestar, alguna novedad que acabamos de recibir y,
seguramente, muchos mensajes con tareas por hacer. Por ello, mantener la bandeja
limpia nos ayudará a aprovechar mejor nuestro tiempo.
¿Cuántos mensajes sin leer tienes ahora mismo en tu bandeja de entrada? Hoy en
día, es fácil recibir decenas de mensajes al día, dejando a un lado el
spam o correo no deseado, ya que constantemente estamos enviando o
recibiendo mensajes, comunicándonos con amigos, familiares, compañeros de
trabajo, recibiendo avisos de nuestras redes sociales, ofertas de tiendas
online... En definitiva, el correo electrónico nos es muy útil pero también nos quita
mucho tiempo, tiempo que seguramente podríamos dedicar a otras tareas. Limpiar
tu bandeja de correo periódicamente te ayudará a dedicarle menos
tiempo a buscar mensajes antiguos, ya que sabrás dónde encontrarlos.
Además, te agobiarás menos.
Antes de empezar a enumerar consejos y trucos para mantener a
raya tu correo electrónico, quiero recordar que existe mucha literatura al
respecto, por lo que no hay unas reglas fijas. A cada persona le parecerán más o
menos aceptables ciertas prácticas que otras. Todo depende del número de
mensajes que recibas cada día y de qué tipo de mensajes se trate. Si recibes
mucho correo no deseado o spam, la solución se limita a utilizar un buen sistema antispam. Pero si el problema está en que
recibes muchos mensajes y no sabes qué hacer con ellos, hay muchas soluciones al
respecto. Por ejemplo, el método o sistema Inbox Zero es un buen primer paso, pues ofrece
consejos para este fin. Veamos algunos consejos para limpiar tu bandeja de
correo electrónico.
Recibe menos mensajes.
Es una obviedad que hay que recordar: para limpiar tu bandeja de correo más
fácilmente, el primer paso es tener el menor número de mensajes
posibles. Para ello conviene analizar qué tipo de mensajes
recibimos en nuestra bandeja de entrada. Está claro que los mensajes de
nuestros amigos, familiares, compañeros de trabajo o jefes son importantes, pero
¿qué ocurre con las notificaciones de redes sociales, los
boletines, las promociones de tiendas online a las que hace
mucho que no vas, las actualizaciones de servicios como Google Calendar? No
siempre necesitamos estar suscritos a mil boletines, ya que muchas veces ni los
leemos. Procura desuscribirte de los que no leas y desactiva las notificaciones
que no sean imprescindibles. Hay que destacar que Gmail haya incluido nuevas
pestañas para diferenciar este tipo de mensajes, si bien no deja de ser un
arreglo temporal.
Otro tema relacionado con recibir menos mensajes es el de redactar
bien tus correos electrónicos para no recibir mil respuestas. Es decir,
si pides algo, procura dejar claro a la persona en cuestión lo que
necesitas de ella, para cuándo, etc. y así evitarás una conversación con varios
mensajes que no conducen a nada y os hacen perder tiempo a ti y al destinatario
del mensaje original.
Procesa los mensajes recibidos.
Aunque los servicios de correo web actuales, como Outlook, Gmail o Yahoo!,
cuentan con buenos buscadores, no está de más crear carpetas o
etiquetas para clasificar los mensajes recibidos. Así te será más fácil
encontrar mensajes relacionados con tu trabajo o tu vida personal, ya que el
buscador se centrará en un tipo de mensajes concretos y no todo el montón de
correos que guardes en tu cuenta. Sobre qué tipo de categorías crear, todo
depende de ti. Si utilizas un sistema de gestión de tareas, por ejemplo.
Incluso puedes crear filtros o reglas, vía web o desde
clientes de escritorio o móviles, que muevan mensajes recibidos en la bandeja de
entrada a esas carpetas, para así procesar de una sentada
mensajes de distintos temas. De esta forma podrás priorizar si miras
mensajes del trabajo el fin de semana o de tus amigos mientras estás trabajando,
por citar dos ejemplos prácticos.
Y en el caso de Gmail, no hay que olvidar la opción "Archivar", que quita los
mensajes de la bandeja de entrada si ya los has leído pero los mantiene en tu
espacio virtual para encontrarlos si los buscas. Así consigues
vaciar la bandeja de entrada sin necesidad de crear carpetas en las que guardar
esos mensajes.
Elige bien tu cliente de correo.
Al crear una cuenta de correo electrónico, seguramente uno de los motivos habrá
sido el espacio que ofrece el servicio. Sin embargo, le prestamos poca
atención a otras funciones, como el filtro antispam o las opciones de
personalización y configuración. Por otro lado, muchas veces usamos el cliente
por defecto del servicio (Gmail, Outlook, Yahoo!...) en lugar de buscar
un buen cliente que nos ayude a gestionar muchos mensajes cómodamente.
En este sentido, hay grandes gestores de correo que te ayudarán a catalogar los
mensajes automáticamente o te los mostrarán ordenados, como Unibox para OS X, Inky para
Windows y Mac o Boomerang para Android, por citar algunos.
Fuente: www.bitelia.com
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