Disminuir tu consumo de papel puede simplificar tu rutina y ayudarte a gastar
menos dinero. Aquí, seis tácticas para digitalizarlo todo.
El problema con el uso de papel no es sólo el daño ecológico que significa,
sino también el reto que representa para nuestra organización y productividad. Una oficina
sobrecargada de papeles suele ser un lugar donde
perdemos mucho tiempo intentando encontrar exactamente lo que
buscamos.
El consumo excesivo de papel no sólo es negativo para el ambiente, sino
para tu presupuesto. Los costos asociados (costos de impresión,
de copiado, almacenamiento, y en última instancia del papel mismo) pueden
representar miles de dólares al año en una oficina promedio, en
especial si tenemos en cuenta que la tinta para impresora es el líquido más caro
del mundo.
En los últimos años hay una corriente para disminuir o eliminar el consumo de
papel. En inglés se dice "to go paperless", que
traducido directamente suena bastante radical: eliminar por completo el
papel de nuestras vidas puede ser una perspectiva un poco extrema para
muchos de nosotros, que todavía necesitamos tener en soporte físico y en
original sellado al menos los documentos de propiedad de la casa.
Sin embargo, con un poco de dedicación y voluntad, y el uso de las
herramientas adecuadas, es posible reducir tu consumo de papel
y adoptar sistemas más eficaces, donde nuestra información esté segura,
accesible y fácil de localizar.
Seis formas de disminuir tu consumo de papel
1. Paga tus cuentas en línea
La mayoría de las empresas que prestan servicios (electricidad, Internet,
televisión por cable) ofrecen una manera de pagar las facturas en línea. Aparte
de evitarte traslados y colas innecesarias, una de las formas en las que solemos
acumular papel es a través de facturas y recibos de
transacciones. Igualmente, pídele a tu banco que te envíe los
estados de cuenta por correo electrónico, y si tus proveedores de
servicio tienen la opción de enviarte la factura de este modo también, opta por
ella.
2. Imprime a PDF
Con mucha frecuencia (por ejemplo, al realizar los pagos del párrafo
anterior) sentimos que necesitamos tener ese comprobante, exactamente como
aparece en la pantalla, y en esos casos lo que suele suceder es que lo
imprimimos y lo guardamos "por si llegamos a necesitarlo". Es increíble la
cantidad de papel que se acumula de esta forma, cuando sería tan sencillo
guardarlo en PDF e imprimirlo sólo en caso de que sea necesario.
Linux tiene la opción de imprimir directamente a un PDF desde cualquier
navegador, e igualmente es fácil de hacer desde Google Docs, pero en caso de que
tu sistema operativo no lo soporte de manera nativa, existen herramientas como
DoPDFque crean una impresora PDF para
ser utilizada desde cualquier aplicación.
3. Digitaliza documentos antiguos.
Si bien algunos documentos no pueden ser reemplazados por una versión digital
(piensa en los documentos de propiedad de tu casa o tu auto), hay muchísimos
otros que guardamos para tener soporte en caso de necesitarlo, y que realmente
sería fácil encontrar en línea o utilizar una versión digital
(por ejemplo, los manuales de uso de nuestros electrodomésticos).
Escanear estos documentos y deshacernos de los originales puede
ser la mejor solución. Y si escaneamos estos documentos a Evernote, podremos hacer búsquedas
en el texto de estas imágenes cuando lo necesitemos. ¿Qué más puedes
pedir?
4. Adopta herramientas de notas y listas de tareas digitales.
Quizás yo no sea la persona adecuada para recomendar esto, porque mis listas
de tareas son analógicas (después de haber probado toneladas de herramientas),
pero cada quien tiene que encontrar lo que le sirve. Si puedes hacerlo funcionar
para ti, la posibilidad de tener tus listas y notas ordenadas, respaldadas,
accesibles desde cualquier lugar y al alcance de una búsqueda es increíblemente
poderosa.
Evernote sigue siendo la mejor aplicación para tomar notas, y hay
innumerables aplicaciones para crear listas de tareas; también puedes utilizar Wunderlist.
5. Utiliza herramientas para firma electrónica. Digitaliza tu firma.
Si tienes que firmar contratos frecuentemente, lo mejor que puedes hacer es adoptar un servicio de firma electrónica de documentos, como EchoSign. También resulta muy útil firmar una hoja de papel en blanco, digitalizarla y tenerla a mano para todas esas frustrantes ocasiones de "imprime esto, fírmalo y lo devuelves escaneado".
6. Respalda todo.
Por último, no puedo enfatizar lo suficiente la importancia de tener respaldo de toda nuestra
información, en especial si vamos a optar por preservar versiones digitales de
nuestros documentos. Servicios como Dropbox, que te permiten realizar respaldos
automáticos de la información que reside en tu disco duro, son lo ideal. En lo
personal yo uso Copy, que tiene clientes para Windows,
Ubuntu y Mac, al igual que las plataformas móviles más importantes, pero existen
innumerables servicios que prestan funciones similares: lo importante es que
tomes las precauciones necesarias.
Fuente: www.bitelia.com
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